Planilla de cuotas mensuales en Excel: cómo armarla paso a paso

Si llevás las cuotas de tu instituto o academia en un cuaderno, o en un Excel que armaste sobre la marcha, esta guía te ayuda a ordenarlo en una sola planilla de cuotas mensuales: una fila por alumno, una columna por mes y, en cada celda, si esa cuota está pagada o no.

Es el mismo formato que usan la mayoría de los institutos chicos, y funciona bien mientras lo mantengas al día.

1. Las columnas que necesitás

Armá una sola hoja (no una por mes) con estas columnas:

Tener todo el año en una misma hoja es lo que te deja ver de un vistazo quién viene al día y quién se atrasó, sin abrir doce archivos.

2. Estados fijos para cada mes

En las columnas de los meses no escribas texto libre: usá siempre las mismas palabras. Con tres alcanza:

• Pagada
• Pendiente (todavía no venció)
• Atrasada (venció y no pagó)

Para que nadie escriba "pago", "pagó" o "ok", seleccioná las columnas de los meses y entrá a Datos → Validación de datos → Lista, con los valores Pagada,Pendiente,Atrasada. Así cada celda tiene un desplegable.

Después, en Formato condicional, pintá de verde las celdas que dicen "Pagada" y de rojo las que dicen "Atrasada". Con eso la planilla se lee sola: si está casi toda en verde, el mes viene bien.

3. Fórmulas para saber cómo viene el mes

Tres fórmulas cubren lo que más se pregunta (en un Excel en español los argumentos se separan con punto y coma):

• Cuántos alumnos pagaron enero: =CONTAR.SI(E2:E200;"Pagada")
• Cuánto entró en enero: =SUMAR.SI(E2:E200;"Pagada";$C$2:$C$200)
• Cuánto falta cobrar de enero: =SUMAR.SI(E2:E200;"<>Pagada";$C$2:$C$200)

Copiá las tres a la derecha para tener los mismos números en cada mes. Y si querés saber cuántas cuotas atrasadas tiene un alumno en el año, en su fila: =CONTAR.SI(E2:P2;"Atrasada").

4. La rutina de cada mes

La planilla sirve si alguien la actualiza. Una rutina simple:

1. El día 1, poné "Pendiente" en la columna del mes para todos los alumnos activos.
2. Cada vez que entra un pago, cambialo a "Pagada". Si es una transferencia, anotá en un comentario de la celda de quién vino.
3. Al día siguiente del vencimiento, pasá a "Atrasada" lo que siga pendiente y mandá el recordatorio a esas familias.
4. A fin de mes, mirá los totales y compará con lo que entró en el banco.

Si querés ideas para el mensaje del recordatorio, tenés 3 recordatorios listos para copiar.

5. Dónde se complica

Esta planilla aguanta bien hasta que el instituto crece. Los problemas típicos:

• Altas, bajas y cambios de curso que hay que acordarse de pasar.
• Transferencias sin nombre que no sabés a qué alumno anotar (cómo resolverlas).
• Varias personas tocando el mismo archivo y versiones que se pisan.
• Los recordatorios, que hay que mandar uno por uno.

Si ya te pasa alguna de estas cosas, vale la pena pasar la planilla a una versión online que haga la rutina del paso 4 por vos.

Tu misma planilla, al día sola

Cobrix es una planilla de cuotas online con el mismo formato: una fila por alumno, una columna por mes, verde si pagó. La diferencia es que se completa sola:

• No la tenés que armar de nuevo. Subís el Excel que ya tenés, aunque esté desprolijo (también sirve una foto de la planilla o una lista), y lo dejamos cargado por vos.
• Las cuotas de cada mes aparecen solas, con su monto y su vencimiento.
• Marcás una cuota como pagada con un clic y los totales del mes se calculan solos.
• Los recordatorios salen solos por email antes del vencimiento, y dejan de salir cuando la cuota se paga.
• A fin de mes descargás el resumen en Excel.

Es gratis hasta 30 alumnos, para siempre, y arrancás con 30 días del plan Estándar sin tarjeta: creá tu cuenta y subí tu planilla.